Redovisningsprogram

RedovisningsprogramNär man gör redovisningen för sitt företag så behöver man ha någon form av programvara där man kan lägga in alla affärstransaktioner så man både får det korrekt men även översiktligt i samband med månadsavslut och bokslut. För mycket små företag med få affärstransaktioner så går det att sköta redovisningen av företagets affärstransaktioner manuellt i en bok där man för in verifikat och sedan upprättar en huvudbok. Men så fort det blir lite mer affärstransaktioner varje månad så är det manuella systemet svåröversiktligt samtidigt som det ofta blir mer fel, som man manuellt måste leta sig fram till. I ett redovisningsprogram kan man inte lägga in olika belopp utan programmet kontrollerar alltid att den totala omslutningen mellan debet och kredit alltid blir 0.

Det finns en uppsjö av olika redovisningsprogram som man kan välja mellan för sin redovisning, allt från enkla program för några 100 lappar upptill avancerade redovisningssystem med projektredovisning, fakturering och leverantörsreskontra i samma program för 1000 tals kronor. Det finns även ett flertal leverantörer som erbjuder webbaserade redovisningssystem på Internet till en låg månadskostnad.

Vilka behov har företaget

Innan man väljer redovisningsprogram bör man göra en utvärdering av vilket behov företaget har. Att köpa det dyraste programmen, bara för säkerhets skull, är ofta till nackdel om man inte har behov av alla funktioner då dessa ofta är krångliga och svåröversiktliga om man bara ska använda det för enkel redovisning, i annat fall för mer avancerad redovisning för stora verksamheter så är förstås de dyra redovisningsprogrammen väldigt bra.
Alla företag ska ha en löpande redovisning så redovisning är ett minimum att programmet klarar av. Om man sedan även ska erbjuda sina kunder fakturor så kan ett faktureringsprogram vara bra. Om man skickar mer än 10 fakturor i månaden så rekommenderas att man använder faktureringsprogram som dels skapar korrekta fakturor enkelt, håller rätt på kundens alla uppgifter men som även skapar påminnelser om kunden inte betalar och håller reda på avgifter och räntor för kravhanteringen. Om redovisningsprogrammet även kan kompletteras med fakturering så är det att föredra då all fakturering då kan redovisas med automatik.

Alla företag har även räkningar eller så kallade leverantörsfakturor. Det innebär att företaget får ett antal fakturor varje månad som den sen ska bokföra och slutligen betala på förfallodagen. En eller två leverantörsfakturor per månad är i regel inte speciellt svårt att hålla reda på men om man får många leverantörsfakturor varje månad så kan det vara bra att komplettera redovisningssystemet med en leverantörsreskontra också. Här registrerar man löpande alla inkommande fakturor som man får, vilket även det innebär att de redovisas automatiskt i bokföringen precis som de fakturor man skickar, men man får även en bra översikt och kanta ut rapporter så man inte missar att betala sina leverantörsfakturor i tid, vilket kan medföra obehag, extra kostnader eller i värsta fall indragna leveranser av varor.

Programvara på datorn eller webbtjänst på Internet

När man vet vilka behov av redovisningssystem som ens företag behöver för företagets affärstransaktioner så behöver man välja ut ett bra redovisningssystem som har de funktioner som man vill ha. Man kan välja att köpa en programvara som man själv installerar på sin dator eller att hyra en programvara på Internet hos leverantörer som erbjuder ekonomiska webbtjänster. Det senare blir oftast billigare och kräver inte heller några stora investeringar initialt då man betalar en mindre summa varje dag. Samtidigt så behöver man alltid ha tillgång till Internet varje gång man arbetar med eller vill kontrollera sin redovisning.

Det är viktigt att det alltid finns möjlighet att löpande kunna göra backuper av sin redovisning, det kan man alltid göra på en programvara som är installerad på sin dator. Har man en webbtjänst så måste det finnas möjlighet att kunna exportera data till en fil som man kan ladda hem och förvara själv på sin dator. Backupen ska även kunna förvaras på ett betryggande sätt så att den finns kvar även om ens dator försvinner eller om Internet inte fungerar.

En annan viktig detalj är att om man har hjälp med bokslutet varje år av en redovisningsbyrå så måste de kunna komma åt all bokföring. Om man har programmet installerat på sin dator så kan man exportera alla verifikationer till en fil som man överlämnar till redovisningsbyrån, om man har en webbtjänst bör även denna ha en funktion för att exportera verifikat till en fil men även möjligheten för en redovisningsbyrå att själva kunna logga in och kontrollera bokföringen.

Fördelar att använda eget installerat bokföringsprogram

  • Man har alltid tillgång till programmet så länge man har tillgång till datorn, även om Internet inte finns eller fungerar
  • Säkerheten är större, om man inte själv äventyrar den
  • Man kan enkelt ta backuper, ta fram rapporter och exportera data när helst man önskar
  • I många redovisningsprogram kan man göra mindre anpassningar så att det passar ens verksamhet bättre
  • Man kan ha flera integrerade delar med redovisningen som exempelvis fakturering och leverantörsfakturor
  • Man kan arbeta med bokföringen, ta del av den och ta ut rapporter när man reser, sitter på tåget eller ligger på stranden om man installerar programmet på en bärbar dator, även om det inte finns tillgång till Internet.

Fördelar att använda en webbaserad redovisningstjänst på Internet

  • Man kan enkelt komma åt sin bokföring från hela världen över Internet, även om man inte har med sig sin egen dator
  • Prismässigt blir det förmånligare då man betalar för tjänsten varje månad och slipper ligga ute med hela kostnaden för ett redovisningsprogram redan vid uppstarten av företaget
  • Man kan ha flera användarkonton så att exempelvis personer från redovisningsbyrån även kan komma åt ens redovisning när helst de önskar och har behov
  • Det kan finnas funktioner som exempelvis arbetsorder, tidsrapportering för anställda, fakturering, leverantörsreskontran och lönehantering integrerat med redovisningen. Det innebär att personalen kan logga in i systemet, oavsett var de befinner sig, ta del av arbetsorder, lämna faktureringsunderlag och lämna tidsredovisning.

Tänk på att oavsett vilket program man väljer, oavsett vem som levererar programmet och oavsett vem som gör redovisningen så är man alltid själv ansvarig för sitt företags redovisning.