Moment

Olika moment i redovisningen

Redovisningen består av ett antal olika moment som slutligen leder fram till att man får en komplett bild över företagets ekonomiska status. Dessa moment ska delvis genomföras löpande och delvis i samband med månadsavstämningarna.

Varje företag har ett flertal affärstransaktioner varje dag som företaget är verksamt, det handlar om försäljning, inköp, arvoden, kostnader och räkningar eller leverantörsfakturor som det heter i företagssammanhang. Dessa affärstransaktionen genererar massor av dokument som kommer in till företaget i form av fakturor, kvitton och räkningar. Dessa dokument är underlaget för företagets redovisning och är därmed värdehandlingar som ska sorteras och arkiveras enligt bokföringslagen.

Normalt brukar man lägga alla dokument som visar en affärstransaktion i en dokumentkorg där de får ligga till dess att man gör redovisningen för perioden så man har företagets alla affärstransaktioner samlade på en plats.

I samband med att man gör redovisningen så bokför man respektive affärstransaktion som ligger i dokumentkorgen. Ett verifikat för varje affärshändelse och därefter så sätter man in dokumenten i en pärm i löpnummerordning utifrån det verifikatnummer som det fått i redovisningsprogrammet. På så sätt kan man alltid hitta underlagen för varje verifikat i redovisningen genom att söka i bokföringspärmen på det verifikatsnummer som man har skrivit i hörnet på affärsdokumentet.
Några vanliga affärstransaktioner i ett företag

  • Inköp av varor

Företag som säljer varor har kostnader för inköp av dessa. Ibland köper man varor kontant men oftast brukar man köpa varor på kredit, vilket innebär att man istället för ett kvitto får en faktura. Dessa inköp ger ett affärsdokument som ska redovisas i bokföringen. Är det en kontant betalning så redovisas som vanligt ska den betalas på faktura så ska fakturan bokas som en kortfristig skuld och sedan bevakas så att den kan betalas på förfallodagen. Inköp innebär även i de flesta fall att man redovisar mervärdesskatt.

  • Försäljning

När man säljer sina varor eller tjänster så skapar man en faktura eller ett kvitto i de fall som försäljning sker kontant. Fakturor ska redovisas i bokföringen under kundfordringar. För mindre företag kan man använda sig av faktureringsmetoden vilket innebär att man inte bokför fakturan förrän den dag man har fått betalt. Annars ska fakturan bokföras som vanligt, enligt bokföringsprincipen, och därefter behöver man bevaka fakturan så att man får betalt. Försäljning innebär oftast även att mervärdesskatt ska redovisas.

  • Kostnader

Alla företag har kostnader i olika former. Det kan handla om lokalhyra, el, datorkostnader, hyra av maskiner och försäkringar eller rörliga kostnader som resor, kaffebröd och kontorsmaterial. Alla dessa kostnader ger ett affärsdokument, antingen ett kvitto vid kontant betalning vilket är vanligt vid rörliga kostnader, eller en leverantörsfaktura, vilket är vanligt vid fasta kostnader. Dessa ska bokföras på respektive kostnadskonto och därefter på kortfristiga skulder, precis som fakturor vid inköp. Även kostnader innebär att man ska redovisa mervärdesskatt i bokföringen.

Det finns vissa kostnader som ska periodiseras, exempelvis om man betalar kvartalshyra så ska kostnaden för hyran fördelas över tre månader eller försäkringar, där man ofta fördelar kostnaden över 12 månader. Dessa periodiseringar är viktiga så att man får rätt kostnadsbelopp på rätt månad.

Har man personal så finns det ytterligare kostnader för företaget i form av löner, innehållen skatt och arbetsgivaravgifter. Dessa ska redovisas vid varje löneutbetalningsperiod, dels lönen och utbetalningen av denne, som minskar företagets tillgångar, och dels ska skatt och arbetsgivaravgifter redovisas, som ökar företagets skulder. Har man personal brukar man även ha en del andra kostnader som försäkringar, personligt arbetsmaterial och vissa rörliga personalkostnader.

  • Tillgångar

Under tillgångar hamnar företagets tillgångar och tillgodohavanden. Om man skickar ut en faktura för varor som man sålt eller för tjänster som man utfört så får man en tillgång. Likaså när man får betalt för sina varor, kontant eller på en faktura.

  • Skulder

Under skulder så hittar man företagets skulder. Här ligger bland annat de fakturor som man har fått för inköp eller kostnader som företaget har. När man betalar en faktura så sker det en förändring på både tillgångssidan och skuldsidan, tillgångarna minskar med samma belopp som skulderna minskar.

Månadsavstämning

Efter att man har genomfört redovisningen för kalendermånaden så har man alla underlag man behöver för att kunna ta ut rapporter och redovisa skatter. Nu kan man på en balansrapport se vilka tillgångar och skulder företaget har. Här får man snabbt en överblick över om företaget är välmående eller om man har vissa problem. Har man aktiebolag är det viktigt att man har kontroll på sitt aktiekapital så att detta inte är förbrukat eller understiger halva det registrerade aktiekapitalet. Därför ska styrelsen alltid få del av företagets sammanställningar av redovisningen så att de kan fatta beslut om åtgärder.

Man kan även få ut en resultaträkning som visar företagets inkomster och kostnader för månaden. På resultaträkningen kan man se om försäljningen följer uppsatta mål och om kostnader ligger i balans. Vid avvikelser så finns det möjligheter till åtgärder för att minska kostnaderna eller öka försäljningen.

Vid månadsavstämning ska man även ta ut en momsrapport som talar om hur mycket mervärdesskatt man har betalat och hur mycket mervärdesskatt man har fått in i samband med försäljningen. Dessa belopp ska sedan redovisas och skickas in till Skatteverket och därefter ska mellanskillnaden betalas in till skattekontot. Det är inte ovanligt att man i starten av sin verksamhet har mer kostnader än intäkter och då kan det innebära att man får tillbaka på momsen.

Detaljgranskning av redovisningen

Om behov finns, exempelvis under hektiska perioder, så kan man ta ut rapporter från redovisningen som visar mer information för varje konto, en så kallad huvudbok. Det är vanligt om man vill stämma av speciella konton som exempelvis inbetalningar till bank, fakturareskontran, leverantörsreskontran, försäljning av en viss varugrupp eller kostnadsposter för ett visst kostnadskonto. Denna huvudbok ger mer detaljerad information över vad som skett på respektive konto.

Man kan även ta fram en kassaflödesrapport för att få en bättre översikt över hur kassan kommer att påverkas under den närmaste tiden. Exempelvis när man beräknas få in pengar för sina utestående fakturor och när leverantörsfakturor ska betalas. På så sätt kan man se om man kommer lida brist på likvida medel framöver och man har då möjlighet att kunna påverka detta i tid.