Lagar & regler

Lagar och regler i redovisningVilka lagar gäller för arkivering av redovisningsmaterial

Alla företag måste ha en löpande redovisning av företagets alla affärstransaktioner. Detta innebär att det blir en hel del dokument varje år, både i pappersformat men även i elektroniskt format. Eftersom dessa affärsdokument utgör underlag för den redovisning som företaget gör löpande så behöver man spara dessa underlag för att i framtiden kunna ta fram dessa om man behöver kontrollera vad vissa verifikat består av eller om Skatteverket gör revision.

Idag blir det lätt ett gissel då fakturor och andra affärsdokument skickas både på papper men även elektroniskt och ibland är det svårt att veta vad man måste spara och hur länge man måste spara dessa dokument. Det finns ett antal lagar som reglerar vilka arkiveringstider som gäller för olika hanteringar och redovisningsmaterial generellt.

Arkivering av räkenskapsinformation

Räkenskapsinformation ska sparas 7 år efter det innevarande kalenderår som avslutar räkenskapsåret. Detta gäller för alla underlag, oavsett om de är i pappersformat eller i elektronisk form.

Om man skickar eller erhåller fakturor i elektronisk form ska dessa förvaras elektroniskt i 7 år. Om man väljer att skriva ut fakturorna i pappersformat alternativt väljer att scanna in sina fakturor i elektroniskt format, för att få enhetlig samling på sina fakturor, så ska de ursprungliga dokumenten alltid sparas i 4 år och dokumenten i de nya formaten i 7 år.

Det innebär att om man väljer att scanna in sina affärsdokument som exempelvis fakturor, räkningar eller kvitton så måste originalet ända sparas i 4 år innan det får förstöras, motsatsen gäller även för de utskrivna elektroniska dokumenten som inte heller får raderas förrän efter 4 år. Även om detta innebär dubbel arkivering kan man i många fall ändå tjäna på att ha alla sina affärsdokument på ett och samma ställe.

Om man använder program för att skapa och skicka elektroniska fakturor så behöver inte dessa skrivas ut utan det räcker att de enbart förvaras elektroniskt. När man lagrar räkenskapsinformation elektroniskt ska dessa generellt lagras på en server eller en dator inom Sveriges gränser. Man kan dock tillfälligt lagra elektronisk räkenskapsinformation utanför Sveriges gränser om de förs in i Sverige och fortsättningsvis lagras där senast i samband med bokslutet. Man kan dock begära tillstånd från Skatteverket och myndigheter att få lagra räkenskapsinformation utanför Sverige, men det finns krav att den elektroniska räkenskapsinformationen alltid ska vara tillgänglig elektronisk och/eller kunna skrivas ut i Sverige på begäran från myndigheter.